待辦清單老是做不完? 2個方法,讓你在成就感中完成工作

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2020/03/04 · 作者 / 葉心嵐 · 出處 / Web only
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如果你有一份長長的待辦清單,可能代表你需要做的事情真的太多,恐怕害你最後被任務壓垮。

該怎麼處理待辦清單?專家有兩項建議。

第一個建議是,用「個人看板」增加完成待辦清單的意願。

「個人看板」是把日本汽車製造大廠豐田(Toyota)的「看板管理」套用在個人和團隊工作,在對的時間、選擇對的工作,也就是說,工作時專注在少數幾項任務,就能提高生產力、發揮驚人效果。

該怎麼做呢?首先找到一張白紙或白板,把所有生活中的待辦事項寫下來。例如,工作上要完成的專案、要幫小孩找新的家教老師等,並寫在便利貼上,再來,將白紙或白板區分成選擇區、正在進行區和完成區。限制每個時間點能進行的工作數量。例如總共有12個待辦事項;今天只處理3個。那麼就把3張便利貼貼近「正在進行區」,事項完成後就移到「完成區」。

這樣做的好處是,每個人都可以享受「好好思考每件事該怎麼處理」以及「好好把一件事情完成的成就感」。而成就感的刺激將可以幫助我們更願意把其他待辦事項完成。

第二個建議是,戒掉拖延習慣,每件事都儘量當下解決,

會有過多的待辦事項,可能和自己的時間和優先順序管理有關,當你一而再、再而三想起待辦任務時,自然會降低工作的新鮮感和吸引力。

為了解決「陳舊任務」問題,不讓自己被重擔壓垮,最好在合理情況下,養成一拿到任務就完成、今日事今日畢的習慣,不要過度規劃。

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