時間總是不夠用? 避免火燒屁股的5種方式

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2019/01/18 · 作者 / 陳蔚承 · 出處 / Web only
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距離過年只剩2週,你的工作做完了嗎?每回總得趕在死線(dead line)交差,究竟是事情太多、還是個性使然?不想壓線交差,從容完成任務,該怎麼做?

歲末年終,想著過年和家人團聚,或出國逍遙放鬆,但看著行事曆滿滿的工作任務,自忖著是否能如期在過年前完成,頓時覺得過年連假遙不可及。

太樂觀、規畫失敗 壓線反而做不好事情

身為老師,大概對「壓線交差」最有感。

「期末了,老師們在等待學生繳交期末作業,總會覺得為什麼大家都要拖到最後一刻才要交,然後又會有不少虎頭蛇尾或敷衍了事;學生總會覺得怎麼一堆作業軋在一起,好像老師們聯合起來整人。」

這是高雄醫學大學心理系助理教授蔡宇哲在個人臉書留下的文字。他說,這樣的情形不完全是學生不乖,而是人多半有「規畫謬誤(Planning Fallacy)」的傾向。他指出,有個研究找了一群大學生,事先請他們估計要完成期末論文需要多少時間,也同時請他們假想最糟情況,在最不順利的情況下,會需要多少天會完成論文。

結果發現,這些學生事前認為自己34天可以完成作業,最糟的也預估49天可以完成,但實際上完成所需的時間是56天,還比最糟情況還來得久。

而所有學生中,可以在自己預期時間內完成的,只有三成左右,換句話說,七成的學生都低估了自己所需要花的時間,造成所有作業都軋在最後一天才交。

時間太多反而會不夠用

這句話有點矛盾,但其實很有道理。在《匱乏經濟學(Scarcity:Why having too little means so much)》中,哈佛大學經濟學教授穆蘭納珊(Sendhil Mullainathan)和普林斯頓大學行為心理專家夏菲爾(Eldar Shafir)就明確指出,「過多的餘裕只會讓人恣意浪費,因為餘裕讓人不用去選擇」--如果還有那麼多時間可以用,我幹嘛非得要去做正事?這就掉入了「匱乏陷阱(scarcity trap)」中。

所以餘裕最後會造成匱乏,在完成期限還很遙遠時,我們總是悠哉,這也是為什麼人們常在最後才努力趕工的原因之一。

要怎麼克服這種情況?其實只要5個方式

要解決這樣的情況其實不難,只要做到下列幾點:

先想想自己以前所花的時間

蔡宇哲指出,在一開始做時間規劃時,要先回想自己最相近的工作進行情況,過去類似的工作要花多少時間才能完成,先仔細回想後再做估計,就會比較符合現實一點。研究也發現,先做回想過去經驗的話,估計起來就不會差太多。

把工作分割

另外就是把任務分成幾個部分,每個部份愈單純愈好,然後針對每一個部份進行規劃並估計時間。蔡宇哲認為,透過這樣具體的估計方式,就可以減少許多自我感覺良好的情況,不會以為可以很快完成,但到最後都在拖延。

《匱乏經濟學》也指出,一件任務從開始到完成,可用的時間很長,但過多的餘裕會造成浪費,所以將任務分割成幾個區塊,立下每個區塊各自的期限,就能打破這種情形。

把工作分割還有一個好處:在時間比盡緊迫時,工作效率會更高,因為會為了完成任務把其他雜事都擱下。

設想備案,如果可以最好想好幾個

即使你已經建構了完整的規畫可能還是不夠,「你永遠不知道什麼時候會有事情冒出來打亂你的計畫,而且這種事一定會發生,」《One Simple Idea Series》作者基奇(Stephen Key)說。因此他建議,在開始進行工作前,先想好替代方案,這樣碰到麻煩不僅能立刻調整,心理負擔也比較輕。

預留一點時間

過多的餘裕最後導致匱乏,並不是餘裕不好,而是我們沒有為未來的突發事件預留空間。如同第三點提到的,要有備案以備不時之需,在規畫任務進度時,也應該預留些時間應付突發狀況,可能是臨時有活動需要支援、臨時被指派新任務,這時候預留的時間就會派上用場。

《匱乏經濟學》中寫道,必須要在工作初期沒那麼忙碌、還相當寬裕時就要開始預留空間或空間,假如一件任務有60個小時的工作時數,該怎麼預留呢?可能的做法是,一開始就努力衝刺進度,或在規畫時就該以50個小時作為工作時數,而非60個小時,「會在接近完成期限感到時間不夠,原因往往是在充裕時期沒有做好時間和做管理,」穆蘭納珊和夏菲爾說。

他們也指出,即使已經分割了工作區塊,但沒有預留時間,當有新工作加入,還是會造成寅吃卯糧的情形,因為上一個工作沒做完,勢必會佔用下一個工作的時間。

評估期限是否合理,如果不行,趕緊反映

《The Email Overload Survival Kit》作者羅賓森(Joe Robinson)指出,在他舉辦工作坊時,常碰到主管階級抱怨,安排工作時程和期限時,下屬總是會不假思索說沒問題,但後來往往沒辦法達成,拖延甚至造成員工心裡痛苦。

「如果接受了超乎自身能力的工作或截止期限,對任何人、對公司都沒有幫助,」他說。

所以羅賓森建議,如果可以,就提出替代的日期或協商可否另訂日期,證明延後可以為工作帶來更好的結果,相信主管都會樂意接受。

美國大文豪、哲學家梭羅(Henry David Thoreau)曾說:「真正有效率的勞動者不是把自己一整天排滿工作,而是在輕鬆愜意的氣氛下悠哉面對他的任務。」所以做好安排,在還相當有餘裕時就趕緊進行,並規畫備案和預留時間,就能避免火燒屁股的困境。

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