打給管理層時最好選「這時間點」!5技巧讓你成為電話溝通高手

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2018/07/21 · 作者 / 大是文化 · 出處 / 大是文化
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打電話是一門學問,善用其中的技巧,你也能夠成為電話溝通高手。

某一天早上,L小姐一手拎著包包,一手拿著咖啡,快步走向辦公室,這時手機突然響了,她費力騰出手來接電話,心想:「這麼早,是誰打電話給我?」低頭一看,電話那頭竟然是她媽媽。

媽媽其實沒有什麼急事,只是突然想起上週末醫生交代要喝某牌子的藥,但是家裡附近的藥局沒有賣,就撥電話給女兒。因為要代買的藥不少,中西藥都有,有的藥名還是英文,L小姐只好在路邊半蹲下來,趕緊找到筆和紙,記住媽媽的交代。

也許很多人不解,這位媽媽怎麼不用簡訊把藥名發給L小姐,或是直接把藥盒拍下來再傳給女兒?對於這些不解,暫且不做分析。

只是從這位媽媽的角度來看,她當然可以在想打電話的時候就打電話,畢竟人上了年紀,記性不怎麼好,在還沒忘記時,趕緊交代孩子該辦的事,這也是老人家的特權。

但是如果是對待他人,就有必要培養一點接聽和撥打電話的禮儀。電話作為現代通訊設備,是人與人溝通的工具,有的人接聽和撥打電話時,無論是語氣、聲調,還是語言、措辭,都讓人聽起來十分舒服;有的人則粗聲粗氣、語言不雅,令人生厭。

有些人打電話時,不先問對方是否方便,就自顧自的開場了,也許對方正在開會、趕車、上課,你的做法不就是隨便跟別人「借」時間說話嗎?問一聲「請問您現在方便講電話嗎?」,起碼表示我們對別人時間的重視。

(圖片來源:shutterstock)

這裡與大家分享一些打電話的技巧,可以讓你成為電話溝通高手:

1.每個人的工作習慣和時間各不相同,比如,給管理層的人打電話,最好把通話時間安排在上班後的半個小時之內,因為他們上班都很準時,半小時後參加會議、忙於處理其它事情的可能性比較大。為此,當你增加新客戶時,最好在電話簿中備註,記下此人方便接電話的時間。

2.如果電話中有瑣碎又必須的資訊需要交代,例如地址、日期等,最好用簡訊來說。不得已要請對方用筆記下時,要先問一聲:「請問您方便找紙、筆記一下嗎?」借用對方幾分鐘時,要先問對方是否方便。

3.打電話之前最好把通話要點羅列在紙上,才可以確保接下來的溝通邏輯清晰,不致於遺漏重要資訊。若僅靠隨機應變,通常很難做好。

4.如果工作電話沒有撥通,那麼最好用手機給對方發個簡訊,簡要說明一下事由,尤其是當你用公司的電話撥出去,而對方又沒接通時。

5.接聽或撥打電話時,一定要注意自己的講話態度,聲音能夠讓人體會到你是冷漠、還是熱情,因此接聽或撥打電話時態度要平和、面帶微笑說話,語氣就會溫和得多。

本文節錄自《99%的人輸在不會表達》,由 大是文化 出版。

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