看成功人士 如何整理電腦檔案

看成功人士  如何整理電腦檔案
  • 作者 : 大是文化
  • 圖片來源 : 康健雜誌

尋找電腦檔案的時間,單純是浪費時間。如果對電腦的管理太過輕忽,不但會遺失重要檔案,還會重複無謂的工作,不斷的加班。因此,請大家用心思考要用怎麼樣的方法,才能有效管理電腦的檔案。

最常見的做法是,先讓電腦的記憶體騰出空間(例如把原先的資料轉存到別的硬碟或是燒成光碟),接納新的文件、資料,就可以輕鬆找到所需的檔案,而這些新的文件、資料,你得這樣整理:

1.為必須暫時保管的檔案,新增一個「暫置資料夾」

這是讓電腦桌面不會全是小圖示的方法之一。如果你有必須暫時保管的檔案文件時,就將該檔案移至新增的「暫置資料夾」。

然後,定出一個清理的期限。例如,每過3個月,暫置資料夾裡的文件、檔案,就自動移到垃圾桶裡,這樣使用暫置資料夾才會有效率。

2.2個以上的檔案,就新增1個資料夾

利用資料夾來歸納並整理「2個以上」的檔案。不這麼做的話,檔案會無限增加,尋找檔案的速度越來越慢。

接著,就把WORD、EXCEL等檔案,放進適合的新增資料夾裡。

3.檔案數量超過7個,就再分出1個資料夾

有一個經驗法則,叫做「神奇的數字7」(Magic Number 7)。簡單來說,就是「腦袋無法好好整理超過7個以上的資訊」,所以我們就根據這個法則,只要檔案超過7個,就在下一層新增1個資料夾。

不過,可不要愚蠢到「1個檔案就設1個資料夾」,這樣只會增加尋找檔案的時間,千萬別這麼做。

4.資料夾分層,以3層為限

資料夾要分層管理。原則上以3層為限。

例如,第1層是企畫書、估價單、參考資料(文件的種類)。第2層是A公司、B公司、C公司(公司名稱)。第3層是1月分、2月分、3月分(日期)。

總之,重點就是把資料夾分成3層。至於每一層的新增方式,可以根據自己的工作內容來決定。

5.命名非常重要

有些人覺得電腦裡的檔案、資料夾只有自己會使用,命名時就隨隨便便。但是,你至少要取一個讓同仁容易尋找、容易理解的名字。

文章出處: 大是文化 2018-03-27 00:00:00.0

關鍵字: 整理、整理、職場、工作、工作、檔案、檔案、職場

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