關鍵「5分鐘任務」,工作效率事半功倍!

圖片來源 / 康健雜誌
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2018/03/22 · 作者 / 大是文化 · 出處 / 大是文化
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容我冒昧問一句:請問你想過「自己的成本」嗎?

根據我個人的計算,日本上班族每分鐘的成本,大約是50日圓。因此,如果找一份資料要花10分鐘,就等於浪費了500日圓;這筆錢已經足以買一個午餐便當或是一本週刊了。

但是,如果我們能在工作上巧妙運用5分鐘(250日圓[約新臺幣66元])的時間,工作的速度就會變快。

有人常會被誇讚「工作速度好快」

當然,他們本身的動作就非常快,但更重要的前提是,他們對工作的優先順序及步驟都清清楚楚,幾乎不會浪費一分一秒,因此做起來才會如此神速。

我聽過一位馬拉松選手的故事,過程很耐人尋味。這位馬拉松選手要在一定的時間內,跑完42.195公里。他的規畫如下:首先,他決定用3分鐘左右的時間跑完1公里。跑到5公里處,大約花了15分鐘。接下來每5公里,他決定用30分鐘左右的時間進行挑戰。

聽說這位馬拉松選手還配合這個時間,決定步伐的大小,完全不受周遭的影響,用自己想像的方式跑完了全程。

其實工作也是一樣,如果我評估某項工作的所需時間在30分鐘以上,我會把整個任務先分解成數個5分鐘。

例如,如果我打算花30分鐘寫報告,第一個5分鐘我會閱讀資料,第二個5分鐘檢查資料,接下來10分鐘(5分鐘×2)打草稿,最後的10分鐘修潤編排。

只要掌握這個要領,工作速度真的就會變快嗎?

至少你不會像現在坐在辦公桌前,告訴自己「加油!現在起花30分鐘寫一份報告吧!」那般勉為其難。

事實上,你可以先利用空檔(零碎時間)想像完成報告時的情形,或者讀取相關資料。然後,再以隨手記下的工作便條為基礎,著手開始進行。因為前面已經熱身,現在就能從容的完成工作了。

總之,任何工作都可以用5分鐘為單位,進行分解或組裝。

現在,我就介紹一些可以用5分鐘為單位來做的工作內容,供大家參考。

可以用「5分鐘」處理的工作

報告、下指示、打電話、寫工作便條、收拾辦公桌、檢查文件、為文件起草等。

只要改變你對時間的認知,就可以和拖延的自己說再見。做到這一點,你也一定能確實感受到工作方式、運用時間的方式、整理資料的方式,甚至你的生活方式,都會產生很大的改變。

本文節錄自《成功人士這樣整理辦公桌》,由大是文化 出版。

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